Секретарское дело : универсальный справочник

Содержание книги "Секретарское дело"

Раздел I . Общая характеристика секретарской деятельности
Глава 1. Что должен знать и уметь секретарь
1.1. Цель секретарской деятельности. Основные функции
1.2. Основные задачи секретарской работы
1.3. Должностная инструкция секретаря
Глава 2. Организация работы офиса руководителя
2.1. Организация деятельности руководителя
2.2. Организация деятельности секретаря
2.3. Как с максимальной эффективностью использовать рабочее время
Глава 3. Рабочее место секретаря
3.1. Требования к организации рабочего места
3.2. Требования к оборудованию помещения и организации рабочего места
3.3. Режим труда и отдыха секретаря
3.4. Дополнительные средства оптимизации работы
3.4.1. Офисная служебная библиотека
3.4.2. Записные книжки, деловые календари, ежедневники
Глава 4. Организация профессионального отбора и трудоустройства секретаря
4.1. Общие принципы профессионального отбора
4.2. Документальное оформление трудоустройства
4.2.1. Заявление о приеме на работу
4.2.2. Анкета
4.2.3. Автобиография
4.3.4. Трудовой договор
Раздел II. Организация деятельности руководителя
Глава 5. Прием посетителей
5.1. Подготовка к приему посетителей
5.2. Во время приема
5.3. Незапланированные посетители
Глава 6. Организация совещания
6.1. Общие вопросы подготовки совещания
6.2. Подготовка секретаря к совещанию
6.3. Основные правила проведения
Глава 7. Организация приема-фуршета и бизнес-ланча
7.1. Подготовка и проведение фуршета
7.2. Особенности организации бизнес-ланча
Глава 8. Подготовка выступлений руководителя
8.1. Учет условий выступления
8.2. Предварительный вариант текста выступления
8.3. Окончательный вариант текста
Раздел III . Коммуникационное обеспечение деятельности
Глава 9. Личное общение секретаря
9.1. Взаимоотношения секретаря со своим профессиональным окружением
9.2. Поддержание деловых отношений между секретарем и его коллегами
9.2.1. Агрессивный тип
9.2.2. «Циник»
9.2.3. «Притвора»
9.2.4. Высокомерный тип
9.2.5. Как быстро восстановить нарушенные взаимоотношения
Глава 10. Общение по телефону
10.1. Телефон как эффективное средство коммуникации
10.2. Телефонограммы
10.3. Основные правила делового общения по телефону
Глава 11. Переписка
11.1. Переписка как элемент деловой коммуникации
11.2. Приемы рационализации
11.2.1. Подготовка экспресс-ответа
11.2.2. Использование писем-копий
11.2.3. Использование писем-маятников
11.2.4. Использование писем-образцов
11.2.5. Унификация текстов сообщений
11.2.6. Комбинированные методы экспресс-подготовки сообщений
11.2.7. Банк электронных бланков
11.2.8. Диктофон и программные средства распознавания речи
11.2.9. Самоограничения в процессе письменного общения
11.2.10. Совершенствование организации переписки
Глава 12. Интернет как эффективное средство деловой коммуникации
12.1. Поиск информации в Интернете
12.2. Распространение информации в Интернете
12.3. Использование электронной почты
Раздел IV . Информационное обеспечение деятельности руководителя
Глава 13. Документооборот
13.1. Традиционный и электронный документооборот
13.2. Основные компоненты
13.2.1. Внутренние документы
13.2.2. Входящие документы
13.2.3. Исходящие документы
Глава 14. Порядок работы с входящими документами
14.1. Получение
14.2. Регистрация
14.3. Порядок рассмотрения
14.4. Вынесение резолюций
Глава 15. Работа с исходящими и внутренними документами
15.1. Общий порядок работы должностных лиц предприятия
15.2. Сроки исполнения
15.3. Получение документов на исполнение
15.3.1. Передача секретарем документов на исполнение
15.3.2. Разработка проекта документа
15.3.3. Порядок согласования
15.3.4. Корректировка содержания по результатам согласования
15.3.5. Оформление документа
15.4. Действия должностных лиц после получения подписанного (утвержденного) документа
15.5. Подготовка исполненных документов к отправке
Глава 16. Текущее хранение документов. Списание и уничтожение документов
16.1. Организация текущего хранения
16.2. Порядок уничтожения и списания документов, снятых с текущего хранения
Раздел V . Правила разработки деловых документов
Глава 17. Требования к содержанию, структуре, оформлению и стилю изложения
17.1. Реквизиты документов, их краткая характеристика
17.2. Требования к бланкам
17.3. Оформление, содержание и структура текста
17.4. Оформление числовых величин
17.5. Оформление таблиц
17.6. Оформление формул
17.7. Структура отдельных видов документов
17.8. Составление текстов деловых документов
17.9. Использование сокращений, официальных наименований и перечислений
17.10. Подготовка приложений. Оформление расчета рассылки деловых документов
17.11. Стиль изложения
17.12. Классификация деловых документов
Глава 18. Порядок подготовки деловых писем
18.1. Классификация деловых писем
18.2. Правила подготовки
18.3. Структура типового письма
18.3.1. Общие рекомендации
18.3.2. Подготовка содержания
18.3.3. Оформление даты и места
18.3.4. Оформление наименования и адреса получателя
18.3.5. Оформление вступительного обращения
18.3.6. Оформление указания на общее содержание письма
18.3.7. Оформление основного текста
18.3.8. Оформление заключительной формулы вежливости
18.3.9. Оформление подписи отправителя
18.3.10. Оформление ссылки на приложение
18.3.11. Оформление постскриптума
18.3.12. Оформление сведений об исполнителе
Глава 19. Порядок подготовки других деловых документов
19.1. Приказ
19.2. Служебная записка
19.3. Выписки из документов
19.4. Копии с документов
19.5. Доверенности
19.6. Порядок подготовки и выдачи справок
Глава 20. Порядок обращения с конфиденциальными документами
20.1. Конфиденциальные документы
20.2. Меры по обеспечению сохранности
Приложения
Список литературы